Voorbeelden Documenten uitlezen
Documenten uitlezen
Haal vaste gegevens uit facturen, contracten of formulieren en zet ze netjes in kolommen.
Haal uit [Tekst] de leverancier, het factuurnummer, het totaalbedrag zonder euroteken en de vervaldatum als DD-MM-JJJJ. Staat er alleen een betaaltermijn, reken de vervaldatum dan uit. Zet alles op één regel, gescheiden door ' | '.
| A Bestand | B Tekst | C Gegevens | |
|---|---|---|---|
| 1 | inkoop-0412.pdf | Bakkerij De Korenaar · Factuur 2026-0388 · 2 september 2026 · Totaal incl. btw € 412,50 · Betalen binnen 14 dagen | De Korenaar | 2026-0388 | 412,50 | 16-09-2026 |
| 2 | inkoop-0413.pdf | Schoonmaakbedrijf Helder BV, factuurnr. H-11872, d.d. 03-09-2026, te betalen € 1.089,00, vervaldatum 03-10-2026 | Helder BV | H-11872 | 1089,00 | 03-10-2026 |
| 3 | inkoop-0414.pdf | Drukkerij Van Dam · Nota 7741 · 5 september 2026 · Bedrag € 236,95 · Betaaltermijn 30 dagen | Drukkerij Van Dam | 7741 | 236,95 | 05-10-2026 |
| 4 | inkoop-0415.pdf | KPN Zakelijk · Factuurnummer 9200481173 · 06-09-2026 · Totaal € 54,45 · Wordt automatisch afgeschreven | KPN Zakelijk | 9200481173 | 54,45 | incasso |
Eén instructie
De kolommen uit je bestand komen in de instructie.
Zet een kolomnaam tussen haken. Per rij vult SlimGPT die waarde in en schrijft daarmee de nieuwe kolom.
Bestand, soort en de factuurtekst staan in het bestand. Daaruit komt één regel met leverancier, nummer, bedrag en vervaldatum.
Lees [Tekst] uit [Bestand]. Het document is een [Soort]. Zet op één regel: leverancier, nummer, bedrag zonder euroteken, vervaldatum als DD-MM-JJJJ. Tel de betaaltermijn op bij de factuurdatum. Is [Soort] een afschrijving, schrijf bij de datum incasso. Scheid met ' | '.
Lees [Tekst] uit [Bestand]. Het document is een [Soort]. Zet op één regel: leverancier, nummer, bedrag zonder euroteken, vervaldatum als DD-MM-JJJJ. Tel de betaaltermijn op bij de factuurdatum. Is [Soort] een afschrijving, schrijf bij de datum incasso. Scheid met ' | '.
| A Bestand | B Soort | C Tekst | D Gegevens | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | inkoop-0412.pdf | Factuur | Bakkerij De Korenaar, factuur 2026-0388, factuurdatum 2 september 2026. Brood en banket voor de personeelslunch. Totaal inclusief btw € 412,50. Betalen binnen 14 dagen. | Bakkerij De Korenaar | 2026-0388 | 412,50 | 16-09-2026 |
| 2 | inkoop-0414.pdf | Nota | Drukkerij Van Dam, nota 7741, 5 september 2026. 500 briefkaarten op 300 grams papier. Bedrag € 236,95 inclusief btw. Betaaltermijn 30 dagen. | Drukkerij Van Dam | 7741 | 236,95 | 05-10-2026 |
| 3 | inkoop-0415.pdf | Afschrijving | KPN Zakelijk, factuurnummer 9200481173, 6 september 2026. Internet en bellen, september. Totaal € 54,45. Dit bedrag wordt automatisch afgeschreven. | KPN Zakelijk | 9200481173 | 54,45 | incasso |
Waarom
Waarom je dit met SlimGPT doet.
Veel administratief werk bestaat uit overtypen: gegevens uit facturen, contracten of formulieren in een spreadsheet of boekhoudpakket zetten. Elk document heeft een eigen opmaak, dus een vaste formule werkt niet.
Als de tekst van de documenten in een kolom staat, bijvoorbeeld uit een export of een scan, haalt SlimGPT er per rij de velden uit die je noemt. Voor losse scans of foto's kun je in SlimGPT ook afbeeldingen laten uitlezen.
Waar je het voor gebruikt
- Inkoopfacturen
- Leverancier, bedrag en vervaldatum op een rij voor de betaalrun.
- Contracten
- Looptijd, opzegtermijn en tarief uit een stapel overeenkomsten halen.
- Aanvraagformulieren
- Vrije tekst uit een webformulier omzetten naar vaste velden voor je CRM.
Eenvoudige modus
Zo stel je het in.
Facturen zien er bij elke leverancier anders uit, maar je hebt steeds dezelfde gegevens nodig. SlimGPT zoekt ze per rij op en zet ze in een vaste volgorde. Met 'Tekst naar kolommen' in Excel splits je ze daarna in losse kolommen.
-
01
Je bestand
Een Excel- of CSV-bestand met deze kolommen:
- Bestand
- Tekst
-
02
De instructie
Haal uit [Tekst] de leverancier, het factuurnummer, het totaalbedrag zonder euroteken en de vervaldatum als DD-MM-JJJJ. Staat er alleen een betaaltermijn, reken de vervaldatum dan uit. Zet alles op één regel, gescheiden door ' | '.
-
03
Het resultaat
Een nieuwe kolom Gegevens. Voor rij 1:
De Korenaar | 2026-0388 | 412,50 | 16-09-2026
Geavanceerde modus
Regels voor verschillende situaties.
Sommige documenten wijken af: een incasso hoef je niet zelf te betalen, en een document zonder factuurnummer moet iemand bekijken. Met regels vallen die rijen meteen op in je lijst.
ALS [Tekst] noemt een automatische incasso
Zet bij de vervaldatum 'incasso' en voeg aan het eind ' | niet handmatig betalen' toe.
KPN Zakelijk | 9200481173 | 54,45 | incasso | niet handmatig betalen
ALS [Tekst] bevat geen factuurnummer
Geef 'controleren' terug, met in één zin wat er ontbreekt.
controleren | Geen factuurnummer gevonden, alleen een ordernummer.
Tips
Zo krijg je een beter resultaat.
- Vraag om een vaste notatie voor datums en bedragen. Dan kan Excel er meteen mee rekenen.
- Laat SlimGPT 'onbekend' invullen als een gegeven ontbreekt. Zo voorkom je dat er een waarde wordt geraden.
- Controleer bedragen steekproefsgewijs voordat je ze gebruikt voor betalingen.
De voorbeelden zijn ingekort en dienen ter illustratie. Wat SlimGPT precies teruggeeft, hangt af van je eigen data en hoe je de instructie formuleert.
Andere voorbeelden
Alle voorbeelden- Productomschrijvingen Schrijf voor je hele assortiment een eigen omschrijving op basis van de productgegevens die je al hebt. Bekijk voorbeeld
- Klantfeedback analyseren Zet bij elke review of enquêtereactie een onderwerp en een toon, en zie waar klanten over klagen of juist blij mee zijn. Bekijk voorbeeld
- Data classificeren Deel elke regel in een lijst in bij een categorie die jij kiest, zoals transacties, producten of binnenkomende vragen. Bekijk voorbeeld
Probeer dit met je eigen data.
Met 35 gratis credits verwerk je zo'n 35 rijen.